Choisir les bons outils de gestion d'entreprise

Disposer d'outils de gestions efficaces est essentiel. Mais la toile regorge d'outils en tous genres, et il n'est pas forcément aisé de s'y retrouver : lesquels sont réellement importants (voire indispensables) et lesquels sont superflus ?

Nous vous proposons ici une liste d'outils avec lesquels vous équiper pour bien démarrer en tant que micro-entrepreneur.

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1. Un logiciel de facturation et de comptabilité pour votre gestion financière

En tant qu'entrepreneur, s'il est deux éléments à ne pas négliger, c'est ça : la comptabilité et la facturation. Cela vaut la peine d'investir dans un logiciel fait pour les micro-entrepreneurs.

Alors, évidemment, vous allez vous dire qu'il est possible de télécharger des modèles de facture gratuits sur internet, et que ce sera bien suffisant, n'est-ce pas ?

Eh bien, pas tout à fait. Parce que la chose n'est pas seulement d'écrire des factures, mais aussi de les gérer et d'ajuster les paiements.

Autrement dit : l'idée est de disposer d'un outil de facturation complet. Cela vous permettra de bénéficier des fonctionnalités suivantes :

  • factures professionnelles,

  • création de devis convertibles ensuite en factures,

  • gestion de listes de clients, fournisseurs et produits,

  • meilleure gestion des factures grâce aux statuts des factures

  • Liaison des paiements

  • Possibilités de paiements en ligne

  • Facturation sur ordinateur ou smartphone

Vous voyez, un logiciel de facturation est un outil de première importance, qui va vous faciliter grandement la vie !

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2. Un outil CRM pour votre gestion client

En plus d'un logiciel vous permettant de gérer votre facturation en ligne, nous vous recommandons d'utiliser un outil CRM (pour Customer Relation Management, ou "gestion de relation client").

Alors, devez-vous vraiment acquérir un outil CRM aussi excellent que coûteux ? Difficile de répondre d'une traite à cette question. Si votre clientèle est d'une dimension relativement modeste, un tableau Excel peut tout à fait faire l'affaire, à condition de faire les efforts nécessaires à sa bonne tenue.

En passant, un logiciel de facturation comme SumUp Factures possède également des fonctions CRM de base. Par exemple, dans votre profil, vous peux voir d'un coup d’œil quel client a vu votre facture, quel.le client.e l'a payée (totalement ou partiellement), etc.

3. Logiciels pour la gestion de projet

Maintenant que vous êtes équipé.e d'une solution pour votre facturation et d'un outil CRM pour la gestion client, passons à la suite.

En effet, il faut commencer à songer à organiser vos tâches et projets afin de maîtriser votre activité sur le bout des doigts.

Il existe pour cela une ribambelle d'outils gratuits sur internet, tels que Trello, Bitrix24 ou BubblePlan. Bien que leurs fonctionnalités soient limitées sur leur version gratuite, ils sont suffisants pour démarrer et s'échauffer un peu, tant que les projets ne sont pas trop complexes.

Si vous commencez à travailler sur des projets à grande échelle, qui s'inscrivent sur la durée et impliquent beaucoup de tâches interdépendantes, il vaut probablement mieux s'équiper d'un outil de gestion de projet professionnel.

Ou bien de songer à accéder à la version payante des outils suggérés plus haut.

4. Outils de mailing et de marketing en ligne

Enfin, nous vous recommandons de disposer d'un outil avec lequel communiquer et promouvoir votre activité au plus grand nombre : cela peut consister en des lettres d'informations, l'envoi d'e-mails, etc.

Différentes solutions (MailChimp par exemple) existent qui vous permettent d'envoyer des lettres d'information attrayantes, de programmer leur envoi, de disposer de statistiques pour évaluation leurs performances, etc. De quoi améliorer votre visibilité en ligne et renforcer votre image de marque.

Qu'il s'agisse d'un logiciel de facturation, d'un outil CRM, ou de solutions pour la gestion de projet ou la création de newsletters : être correctement équipé vous permettra d'économiser un temps fou et pas mal d'énergie !

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