Comment créer une facture proforma ?

Si vous devez créer une facture proforma, vous vous êtes peut-être déjà demandé comment procéder. Devrait-elle comporter les mêmes champs qu'une facture ordinaire ? Dans le cas où vous auriez à envoyer une facture proforma à un.e client.e potentiel.le, mais que le doute vous assaille, alors lisez ce qui suit.

Quels éléments inclure dans une facture pro forma ?

Avant de commencer, il est important de différencier la facture proforma de la facture ordinaire. La différence est à la fois simple et essentielle : la facture proforma n'a pas de valeur fiscale, il s’agit d’un brouillon.

Pour cette raison, le premier élément à faire figurer sur une facture proforma, c’est son titre. Donc, afin d’éviter tout malentendu et bien que cela puisse paraître évident, vous devez inclure le titre facture proforma.

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Il suffira ensuite d’inclure dans le modèle de facture le reste des données de la même façon que pour une facture ordinaire :

  • Date d’émission : la date à laquelle est générée la facture proforma. Il est important de la localiser dans le temps,

  • Coordonnées de l'émetteur : en tant que professionnel, il est indispensable d’inclure vos coordonnées, c'est-à-dire vos nom et prénom, ou bien la raison sociale de l’entreprise, le numéro SIREN, voire le numéro de TVA intracommunautaire, domicile fiscale (qui peut être différent de l’adresse physique de l’entreprise),

  • Coordonnées du destinataire : les informations concernant votre client.e. Tout comme vous l'avez fait avec l'émetteur, il vous faut rentrer ici le nom ou la raison sociale de votre client.e, et son numéro de TVA intracommunautaire si besoin,

  • Description des produits ou services : au moins leur nom et leur prix à l’unité,

  • Sous-total ou total hors taxes (HT) : il s’agit du montant des produits ou services facturés, avant application de la TVA (taxe sur la valeur ajoutée), si elle s’applique,

  • Montant de la TVA : ainsi que les différents taux appliqués sur la facture,

  • Montant total TTC : il s’agit du montant toutes taxes comprises, incluant la TVA donc, payable par le/la client.e.

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Qu'en est-il du numéro de facture sur une facture proforma ?

Les informations à inclure dans votre facture proforma sont sensiblement les mêmes que celles figurant sur une facture ordinaire. La différence réside dans le fait que la facture proforma ne porte pas de numéro.

Vous vous demandez peut-être pourquoi ? C’est très simple : les factures proforma n'ont pas la moindre valeur fiscale et elles ne sont donc pas comptabilisées. Si la facture proforma n’entre pas dans votre comptabilité, il n’est donc pas utile de lui attribuer un numéro.

Comment convertir une facture proforma en une facture ordinaire ?

Comme indiqué plus haut, il s'agit d'un brouillon de facture, sans valeur fiscale. Elle sert, entre autres, à déclarer la valeur d'une marchandise à la douane ou à faire une proposition sans engagement (ni pour l’émetteur ni pour le récepteur) à une entreprise, en particulier dans le cadre du commerce international.

Cependant, votre objectif va probablement être de transformer cette facture proforma en une facture digne de ce nom. Une fois que la transaction a eu lieu et qu’il est temps d’envoyer la « vraie » facture à votre client.e, assurez-vous de ce qui suit :

  • Le titre doit être facture désormais, et non plus facture proforma,

  • Vous devez attribuer à la facture un numéro qui suive de façon cohérente la série numérique à laquelle étaient soumises les factures précédentes,

  • La date de la facture doit être celle de son émission, c’est-à-dire le jour où elle a été finalisée.

Depuis l’envoi du proforma, certaines choses ont changé (adresse, produits vendus, prix, etc.) ? Alors apportez ces modifications avant de finaliser la facture.

Avez-vous besoin de faire des factures proforma ?

La plupart des logiciels de facturation incluent la possibilité de générer des proformas en plus des factures ordinaires. Par exemple, dans SumUp Factures, lorsque vous devez facturer, cliquez simplement sur le bouton Enregistrer afin obtenir votre facture proforma.

Afin de simplifier et accélérer votre flux de travail, il vous suffit de cliquer à n’importe quel moment sur Finaliser pour transformer la facture proforma en une facture ordinaire. Vous n'avez donc pas à créer une nouvelle facture de zéro.

La création de factures proforma et leur conversion en factures ordinaires est donc un processus simplissime avec SumUp Factures.

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