Comment fonctionne le mandat de facturation ?

Avoir recours à un mandat de facturation est une pratique répandue auprès des freelances et prestataires de services. Avant de conclure si cette option convient à votre entreprise, il est important d’en comprendre le fonctionnement ainsi que les avantages et inconvénients qui y sont liés.

Le mandat de facturation est un concept à connaître si vous devez fréquemment faire des factures et que vous cherchez à optimiser la gestion de votre entreprise. En effet, convenir d’un mandat de facturation est une des options possibles pour alléger vos tâches administratives.

Pour vous aider à déterminer si le mandat de facturation est une option adaptée à votre entreprise ou s’il vous serait préférable de facturer à l’aide d’un logiciel de facturation, nous vous expliquons ce qu’un tel mandat implique ci-dessous, nous en listons les intérêts et passons en revue les règles qui régissent cette procédure.

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En quoi consiste le mandat de facturation ?

Un mandat de facturation est essentiellement un accord passé entre deux entreprises : le mandant et l’entreprise mandataire. Le mandant confie l’autorisation au mandataire d’émettre des factures pour son compte et à son nom. Ce concept est défini dans l’article 289 du Code général des impôts.

Lorsqu’une entreprise convient d’un mandat de facturation avec un mandataire, le mandataire crée des factures au nom du mandant et pour son compte. Le mandat de facturation affecte donc seulement le processus de création des factures : au lieu d’être créées par l’entreprise qui réalise la prestation de service ou la vente de bien faisant l’objet d’une facturation, les factures sont créées par une autre entreprise.

Le mandant doit accepter les factures créées pour son compte par le mandataire.

Les différents types de mandats de facturation

Il existe plusieurs types de mandats de facturation en fonction de la relation entre le mandant et le mandataire. Le mandat de facturation peut être basé sur une relation commerciale entre le mandant et le mandataire, ou sur une relation de sous-traitance.

Mandat de facturation en cas de relation commerciale

Un mandat de facturation peut être basé sur la relation commerciale entre le mandant et l’entreprise mandataire. Lorsque c’est le cas, l’entreprise mandataire est cliente du mandant, et elle réalise pour ce dernier des prestations de services ou des ventes de biens.

Dans le cas d’un mandat de facturation, c’est donc le client qui va émettre des factures pour le compte de son fournisseur pour les services ou biens reçus. Ce processus est plus connu sous le nom d’auto-facturation.

Par exemple, l’entreprise A, une entreprise de conseil, réalise fréquemment une prestation de consulting pour une autre entreprise, l’entreprise B. Habituellement, l’entreprise A doit émettre des factures destinées à l’entreprise B pour les prestations réalisées. Si l’entreprise A a convenu d’un mandat de facturation avec l’entreprise B, les rôles en termes de facturation sont inversés : l’entreprise B, donc le client, émet des factures pour le compte de l’entreprise A qui a réalisé la prestation de service.

Sous-traitance et mandat de facturation

Le mandat de facturation peut relever d’une sous-traitance. Lorsque c’est le cas, l’entreprise mandataire est un tiers - souvent un fournisseur du mandant -, et non un.e de ses client.e.s.

Si le mandat de facturation relève de la sous-traitance, il y a de fortes chances que le mandataire soit un cabinet d’expertise comptable. En effet, le mandataire fournit ses services de facturation au mandant et facture donc pour son compte des clients tiers.

Contrairement à un mandat de facturation où le mandataire est un.e client.e du mandant, en cas de sous-traitance, la facture porte sur une vente de biens ou une prestation de services qui n’implique pas le mandataire.

Par exemple, l’entreprise C, une entreprise réalisant des prestations de service d’entretien, doit facturer un de ses clients, l’entreprise D. L’entreprise C fait appel aux services de facturation d’un cabinet d’expertise comptable, l’entreprise E. Une fois que l’entreprise C et l’entreprise E ont convenu d’un mandat de facturation, l’entreprise E peut facturer l’entreprise D pour le compte de l’entreprise C.

Les règles du mandat de facturation

Que le mandat de facturation relève d’une relation commerciale ou d’une sous-traitance, il existe des règles à respecter le concernant.

Responsabilité du mandant

Lorsqu’il existe un mandat de facturation, le mandant est tenu responsable en cas d’erreur de facturation, même s’il n’émet techniquement pas les factures. Ainsi, le mandant assume pleinement les conséquences découlant par exemple d’un oubli de mentions obligatoires sur facture.

Le mandant a l’obligation d’informer le mandataire de tout changement relatif aux coordonnées ou détails de son entreprise.

Contrat de mandat de facturation

La plupart des mandats de facturation doivent être explicités par le biais d’un contrat écrit entre le mandant et le mandataire. En effet, en cas de contrôle fiscal, le mandant et le mandataire doivent pouvoir prouver l’existence de cet accord.

Seuls les mandats de facturation portant sur un faible volume de factures, moins d’une dizaine de factures par an, ne requièrent pas obligatoirement de contrat écrit. Dans ce cas là, le mandat de facturation est un mandat tacite.

Délai d’acceptation ou de contestation des factures par le mandant

Puisque le mandant est tenu responsable des erreurs de facturation malgré le fait que les factures soient émises par le mandataire, il doit approuver chacune des factures créées par le mandataire.

Pour donner son approbation, le mandant doit apposer sa signature ou le cachet de son entreprise sur les factures émises par le mandataire. Alternativement, en cas d’erreur ou de désaccord, le mandant peut aussi contester les factures créées par le mandataire.

Un délai d’acceptation des factures est en général spécifié dans le contrat régissant le mandat de facturation entre les deux entreprises.

Conservation des factures en cas de mandat de facturation

Avoir recours à un mandat de facturation ne dispense pas de l’obligation de conservation des factures, ces dernières étant des pièces comptables importantes pour l’entreprise.

Chaque facture doit être créée en deux exemplaires, l’un devant être conservé par le mandant et l’autre par son client.

Pour rappel, les factures doivent être conservées pendant un délai de dix ans à compter de la clôture de l’exercice comptable.

La TVA en cas de mandat de facturation

Quelle TVA faut-il appliquer sur une facture en cas de mandat de facturation ? Lorsqu’un mandataire émet une facture pour le compte d’un mandant, il doit y inclure la TVA si le mandant est assujetti et redevable de cette dernière. C’est donc l’assujettissement à la TVA du mandant qui détermine si la facture comporte ou non la TVA.

De manière plus large, le mandataire doit respecter les règles applicables au mandant lorsqu’il émet des factures pour son compte. Par exemple, si le mandant est un auto-entrepreneur, le mandataire doit respecter les règles relatives à la facturation des auto-entrepreneurs.

À quoi ressemble une facture émise par le biais d’un mandat de facturation ?

Une facture émise par un mandataire est semblable à une facture que le mandant aurait émise par lui-même, à quelques détails près.

Elle comporte les mentions obligatoires applicables, les coordonnées du mandant, celles de l’entreprise cliente (dans le cas d’un mandat de facturation basé sur une relation commerciale, les coordonnées du client sont celles du mandataire) dont son adresse de facturation, ainsi que les détails des prestations de services ou ventes de biens réalisées.

Pour ce qui est de la numérotation des factures émises par le mandataire, elle doit suivre la série de numérotation établie par le mandant.

Lorsque le mandataire est client du mandant, la facture doit comporter la mention "autofacturation".

Pourquoi opter pour un mandat de facturation ?

L’intérêt principal du mandat de facturation est le gain de temps. En effet, en délégant la création de factures à un tiers ou à un.e de vos client.e.s, vous pouvez consacrer davantage de temps à votre activité principale au lieu de devoir passer du temps sur la partie administrative de cette dernière.

Pour ce qui est du mandat de facturation basé sur une relation commerciale, il est particulièrement attractif pour les entreprises qui réalisent de nombreuses prestations de service ou ventes de biens pour un.e même client.e de manière régulière. Si les prestations de services ou ventes de biens ne sont pas fréquentes, il faut garder à l’esprit qu’avoir recours à un mandat de facturation demande des efforts de coordination, notamment en ce qui concerne l’approbation des factures émises par le mandataire.

En ce qui concerne le mandat de facturation donné à un tiers, comme un cabinet d’experts comptables, il est adapté à la plupart des entreprises mais engendre un coût non négligeable. Tout dépend donc des ressources de votre entreprise et de vos priorités.

Facturer avec un logiciel de facturation gratuit, une alternative au mandat de facturation

Si le mandat de facturation ne convient pas à votre entreprise de par les coûts et/ou efforts de coordination qui y sont associés, facturer à l’aide d’un logiciel de facturation gratuit vous permettra de faire des factures facilement et rapidement. Utiliser un logiciel de facturation n’est pas obligatoire, mais il s’agit d’une alternative efficace au mandat de facturation.

Avec un logiciel de facturation, votre entreprise doit continuer à émettre ses factures elle-même, mais le processus de facturation est facilité et accéléré. Vous pouvez par exemple sauvegarder les coordonnées de vos client.e.s et les détails de toutes vos prestations de service et biens, de manière à les insérer en un clic sur vos factures.

Avec SumUp Factures, toutes vos factures sont centralisées sur une même plateforme, ce qui n’est pas le cas pour les entreprises ayant recours à un ou plusieurs mandats de facturation. Vous pouvez utiliser SumUp Factures avec 4 factures par mois gratuitement.

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