Comment modifier une facture légalement ?

Dans cet article, SumUp Factures vous explique comment modifier une facture légalement. Il est important de respecter les règles de l'État quant à la facturation, surtout pour les factures finalisées. Nous résumons donc les différentes choses à savoir sur comment modifier une facture légalement.

Vous avez créé et envoyé une facture à votre client.e pour la prestation du mois dernier, jusqu’ici tout va bien. Sauf que ce dernier vous demande de la modifier pour corriger quelques informations : l’adresse n’est pas la bonne, et il manque la promotion que vous lui aviez promise.

Que faire dans ce cas ? Ai-je le droit de modifier ma facture initiale et de la renvoyer ? Dois-je créer une nouvelle facture ? Mais dans ce cas, que faire de l’ancienne facture ?

Pour résumer, il est impossible de supprimer une facture définitivement. Mais il arrive bien sûr de faire des erreurs. Voyons donc pourquoi il est impossible de supprimer définitivement une facture et comment procéder en cas d’erreur.

Ce genre de problème est facilement répondu grâce à un logiciel de facturation comme SumUp Factures.

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Ai-je le droit de modifier une facture ?

Revenons un peu en arrière pour comprendre le pourquoi du comment. Le 1er janvier 2018 la loi anti fraude à la TVA est entrée en vigueur. Celle-ci a pour but de réduire la fraude à la TVA parmi les entreprises qui y sont assujetties. Qu’est-ce que cela veut dire concrètement ?

Les entreprises assujetties à la TVA qui facturent leurs clients au moyen d’un logiciel de facturation doivent utiliser un logiciel conforme. En effet, les logiciels de facturation doivent respecter 4 principes afin d'être conformes à la loi anti-fraude à la TVA :

  • L'inaltérabilité des données

  • La sécurisation des données

  • La conservation des données

  • L’archivage des données

C’est-à-dire que chaque modification, annulation, ou correction de facture validée doit apparaître clairement sur le logiciel. Chaque changement doit être visible. Une facture ne peut donc pas tout simplement disparaître, et chaque changement effectué sur une facture finalisée doit être enregistré.

Qu'en est-il des factures au format PDF ? Est-ce qu'on peut modifier une facture PDF qui a déjà été validée ? Non, ne peut pas modifier une facture PDF après qu'elle ait été validée, par contre si c'est une facture qui est encore en brouillon, elle peut être modifiée sans problème.

Pourquoi est-ce qu’on ne peut pas supprimer une facture ?

D’abord parce que chaque donnée doit être clairement enregistrée et visible sur votre logiciel de facturation. Ensuite parce que vos factures forment une chaîne de numéros chronologiques. Il ne peut pas y avoir de trous, ni de répétitions dans les numéros de factures. En cas de contrôle, s’il manque un numéro ou s’il y a un doublon, il faudra pouvoir justifier cela en bonne et due forme.

On ne peut donc en aucun cas supprimer une facture et réutiliser le numéro de cette facture supprimée. Chaque facture, même si elle comporte une erreur, même si elle a été annulée, doit pouvoir être consultée en cas de contrôle fiscal.

Sur le logiciel de facturation SumUp Factures, c’est en finalisant une facture que ces principes sont garantis. En finalisant une facture, elle est archivée et ses données deviennent inaltérables. On ne peut donc pas modifier une facture validée.

Créer et éditer une facture sur un logiciel de facturation

Et si vous ne souhaitez pas tout de suite finaliser votre facture sur SumUp Factures ? Vous pouvez tout simplement l'enregistrer. De cette façon, elle reste en mode brouillon et vous pouvez modifier cette facture à volonté. Vous pouvez donc modifier le design, l’adresse du client, le prix des produits/services, ou encore ajouter une promotion.

Une fois que votre facture est prête, vous la finalisez. Si jamais vous vous rendez compte d’une erreur, vous pouvez toujours l’annuler. Voyons ensemble comment annuler la facture la modifier légalement.

Puis-je modifier une facture légalement sur SumUp Factures ?

Oui, il est tout à fait possible de modifier une facture sur SumUp Factures, et ce de façon légale. Il y a deux cas de figure :

1. Vous souhaitez modifier une facture non payée

Vous supprimez tout d’abord la facture, ce qui entraîne la création d’un avoir. Cet avoir permet d’annuler de façon légale la facture. Dans un deuxième temps, la facture annulée est placée dans la Corbeille, un dossier où elle reste bien sûr toujours accessible. Enfin, une nouvelle facture est créée automatiquement, reprenant les informations de la facture originale (nom du client, produit/services, date, etc).

2. Vous souhaitez modifier une facture payée

Dans ce cas, il faut d’abord supprimer le paiement dans l’historique de la facture, puis créer un avoir pour annuler la facture. Après cela vous pourrez créer une nouvelle facture avec les informations corrigées et la relier de nouveau au paiement.

A quoi sert un avoir ?

Un avoir (aussi appelé facture d’avoir) est un document qui permet d’annuler une facture, il s’avère utile dans plusieurs cas :

  • Votre client.e annule la vente

  • Votre client.e vous retourne un produit et vous demande un remboursement

  • Vous avez fait une erreur sur votre facture (le prix d’un produit est incorrect par exemple)

Cet avoir peut être envoyé à votre client.e si nécessaire. Et si vous faites une nouvelle facture, celle-ci doit également lui être envoyée.

Vous devez aussi garder l’avoir précieusement dans votre comptabilité, pour prouver que vous avez bien annulé la facture en question.

Si vous voulez créer un avoir, lisez notre article proposant un modèle de facture d’avoir gratuit à télécharger.

Comment éviter les erreurs sur une facture ?

Il y a plusieurs réflexes à adopter pour éviter de faire des erreurs sur une facture. Vous pouvez enregistrer vos fiches clients sur SumUp Factures, avec leurs coordonnées, numéro de téléphone, email, etc. De cette façon, vous pourrez sélectionner directement votre client.e dans un menu déroulant lorsque vous créez une facture. De même pour vos fiches produits/services, vous les enregistrez dans votre profil SumUp Factures (prix, description, taux de TVA, etc) et vous les choisissez directement dans un menu déroulant.

Cela vous permet de vérifier toutes les informations avant de pouvoir créer des factures.

De plus, vous pouvez enregistrer par défaut vos conditions de vente et de paiement sur votre modèle de facture. Par exemple : frais de pénalité en cas de retard de paiement, détails de votre assurance professionnelle, etc.

Enfin, une fois votre format de numéro de facture choisi, le logiciel de facturation appliquera automatiquement le numéro suivant à la prochaine facture créée. C’est-à-dire que le logiciel génère automatiquement votre numéro de facture. Ce qui évite les trous et les répétitions. Et le logiciel vous alertera si jamais vous essayez d’utiliser un numéro qui a déjà été utilisé pour une facture précédente.

Voici quelques avantages d'un logiciel de facturaction qui vous éviteront les erreurs de factures et faciliteront votre facturation :

  • Possibilité d’enregistrer vos clients et des produits/services sur votre profil SumUp Factures

  • Possibilité d’enregistrer vos conditions de vente et de paiement

  • Numérotation automatique : le logiciel de facturation génère des numéros de factures chronologiques, sans trous et sans doublons

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