Les délais de facturation : quand envoyer une facture ?

Vous n’êtes pas sûr.e de savoir quand envoyer une facture ? Voyons ensemble les règles générales en termes de délais de facturation.

Vous avez conclu une vente avec l’un.e de vos client.e.s, vous avez même créé sa facture, mais vous ne savez pas quand l’envoyer ? En règle générale, la facture doit être envoyée dès la livraison de produits ou la réalisation d’une prestation de service. Mais il existe une certaine marge de tolérance qui permet de l’envoyer dans un délai d’un mois après la commande au maximum. 

Voyons exactement quel est le délai de facturation (à la fois pour les prestations de services et pour les livraisons de biens), qui doit l’envoyer, comment et enfin quand elle doit être payée.

Les délais de facturation : quand envoyer une facture ?

Délai de facturation pour une livraison de bien

Si vous vendez des produits, votre facture doit normalement être émise dès la commande passée. Il est cependant toléré de n’émettre la facture que lors de la livraison du bien, si cette livraison a lieu rapidement après la commande, et dans tous les cas, dans un délai d’un mois maximum après la commande.

Délai de facturation d’une prestation de service 

Si vous vendez des services, le délai de facturation d’une prestation s’applique à partir du moment où le service est terminé. Dès que la réalisation de la prestation de service est terminée, vous devez envoyer la facture. S’il s’agit d’une très longue prestation (par exemple une rénovation de maison), vous pouvez faire une facture d’avancement.

Le délai de facturation d’une prestation est donc le même que le délai de facturation d’une livraison de produit. 

Toutefois, une certaine flexibilité est tolérée : c’est-à-dire qu’une entreprise a un délai maximum d’un mois après la commande pour établir une facture. Que vous vendiez des prestations ou des produits, le délai de facturation sera le même. Ce délai d’un mois sera toléré par l’administration. Mais il est quand même recommandé d'établir sa facture assez rapidement. En effet, si vous attendez que le délai maximum pour établir une facture soit écoulé, vous n’offrez pas non plus la possibilité à votre client de vous régler dans les temps.

Par ailleurs, beaucoup d’entreprises réalisent régulièrement des ventes pour un.e même client.e. Par exemple, une entreprise de jardinage qui effectue les mêmes services pour le même client tous les mois peut tout simplement réaliser une seule facture à la fin du mois, en regroupant toutes les prestations du mois. Dans ce cas, le délai de facturation classique (dès la fin de la prestation de service ou de la livraison des produits) ne s’applique pas forcément. C’est ce qu’on appelle la facturation périodique.

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Est-il obligatoire de créer une facture ?

Est-il toujours obligatoire de faire une facture ? La réponse courte est non. 

Cela dépend de la nature de votre client.e, du type de transaction et enfin, de son pays d’établissement. 

Entre professionnels, il est obligatoire de créer des factures, qu’il s’agisse de prestations de service, ou de livraison de biens. Donc par exemple, un architecte qui réalise une prestation pour une entreprise devra créer et envoyer une facture à son client.

De plus, il est obligatoire d’établir une facture en cas de livraison intracommunautaire. Une livraison est qualifiée d’intracommunautaire lorsqu’une entreprise française redevable de la TVA vend à une autre entreprise (redevable de la TVA dans son pays) établie dans un pays de l’Union Européenne. 

En cas de vente à un particulier, la situation est différente. La facture est obligatoire si : 

  • Le client en fait la demande

  • En cas de prestation de services pour un montant supérieur à 25€ TTC. (dans ce cas il peut aussi s’agir d’une note d’honoraires)

La facture est également obligatoire en cas de vente à distance ou e-commerce, ou encore en cas de  livraisons aux enchères publiques d’œuvres d’art.

Qui doit envoyer la facture ?

C’est au vendeur d’envoyer la facture à son client. Mais vous pouvez tout à fait décider de sous-traiter votre facturation et d’avoir un prestataire qui s’occupe de la création et de l’envoi des factures. 

N’oubliez pas les mentions obligatoires à inclure sur une facture, comme le numéro de la facture, l’identité de l’acheteur, les coordonnées du vendeur, etc. 

Comment l’envoyer ?

Courrier postal, email, partage de PDF via Whatsapp, les options sont multiples. Tout dépend des préférences de vos client.e.s à vrai dire. Si il/elle préfère recevoir une facture par voie postale, alors vous pouvez imprimer votre facture et lui envoyer.

Il faut savoir qu’en envoyant une facture par voie postale, votre client.e la recevra forcément un petit peu plus tard que par email. C’est à prendre en compte si vous êtes pressé.e. D’autres client.e.s préféreront sûrement recevoir leur facture par email, ce qu’il est possible de faire directement depuis le logiciel de facturation SumUp Factures. 

Pourquoi créer et envoyer ses factures dès que possible ?

Premièrement, parce que la loi le requiert. Mais aussi parce que cela permet de rester en ordre dans votre facturation. En prenant du retard, il y a plus de risque de s’emmêler les pinceaux.

Par exemple : un.e client.e est venu dans votre boutique et a acheté du matériel pour les bureaux de son entreprise. Le mieux est de créer et d’envoyer sa facture le jour même ou le lendemain. Si vous attendez 3 semaines, vous allez peut-être vous tromper de numéro de facture.

La numérotation des factures doit être chronologique. Donc si ce client a fait ses achats le 1er mars, et que votre dernière facture avait le numéro 10, il faudra bien lui donner le numéro 11. Si vous faites sa facture 3 semaines plus tard, il y aura eu d’autres ventes entre-temps. Bref, il y a de quoi se tromper.

Par ailleurs, en respectant le délai de facturation, cela vous donne une image professionnelle et votre client.e aura le sentiment que vous gérez votre administration de façon professionnelle. Si votre client.e doit vous réclamer plusieurs fois une facture, malheureusement cela ne joue pas vraiment en votre faveur. Il/elle hésitera peut-être à vous passer commande dans le futur.

Envoyer votre facture rapidement vous offre plus de chances d’être payé.e rapidement. Tout dépend bien sûr des conditions de paiement qui ont été négociées avec votre client.e, mais plus vite la facture aura été reçue, plus vite elle pourra être réglée. 

Enfin, plus vous êtes au clair dans votre facturation, plus il sera facile pour votre comptable (si vous en avez un.e) de vous accompagner. En cas de contrôle, il vaut mieux que vous puissiez présenter le plus de factures possibles. Une absence de factures pose un risque de sanctions.

Une fois que vous avez envoyé votre facture, il vous faut maintenant être payé. Si votre client vous paie dans les temps, tout va bien. Mais si le paiement tarde, que faire ?

Que faire en cas de non respect de paiement ?

Dans un premier temps, vous pouvez tout simplement contacter votre client.e de façon amiable, pour savoir s’il s’agit tout simplement d’un oubli ou d’un vrai problème de trésorerie de sa part. Si cela ne suffit pas, vous pouvez créer et envoyer un ou plusieurs rappels de paiement (3 au maximum en général).

Malheureusement, si cela n’a pas suffit, il faut avoir recours à des procédures judiciaires :

  • L’assignation en paiement, procédure longue et chère qui inclut un procès classique.

  • Le référé provision inclut l’intervention d’un juge qui devra écouter les arguments des deux parties et prendra ensuite une décision.

  • L’injonction de payer, assez rapide, simple et moins chère que l’assignation en paiement. Le client en faute de paiement dispose d’un mois pour contester la décision du Tribunal de commerce ou bien pour payer.

Il est très important que vos Conditions Générales de Vente  exposent les pénalités encourues en cas de retard de paiement. Par ailleurs, le taux d’intérêt à payer en cas de retard de paiement s’applique sur le montant TTC de votre facture. 

Notre article Facture impayée : que faire, détaille plus amplement les diverses démarches à effectuer.

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