La dématérialisation des factures

Nous développons l'obligation de dématérialisation des factures. Dématérialiser ses factures devient de plus en plus commun, voir obligatoire.

Le terme “dématérialisation des factures” devient de plus en plus commun. Dématérialiser ses factures est en effet plus efficace et est apprécié par tous les partis concernés.

L’État français pousse les entreprises à dématérialiser leurs factures depuis plusieurs années, et certains secteurs sont déjà soumis à l’obligation d’avoir un système de dématérialisation des factures.

Cet article s'intéresse à la dématérialisation des factures et vous explique en quoi ce terme consiste exactement ainsi que la façon de le faire en tant qu’entreprise. Nous  discutons également de l’obligation de dématérialisation des factures de 2023 et de la dématérialisation des factures sur Chorus Pro.

Faire ses factures en ligne est une façon simple de dématérialiser ses factures, et offre beaucoup d’avantages qu’il est bon de comprendre, il s'agit d'ailleurs d'un de nos conseils pour faire vos factures efficacement.

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Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

Pour faire simple, la dématérialisation des factures représente le procédé consistant à remplacer les factures en papier par des factures dématérialisées, c’est-à-dire des factures digitales.

Il y a plusieurs façons de dématérialiser ses factures. On retrouve principalement deux différentes formes de factures dématérialisées :

  • La forme de fichiers structurés : ce sont des fichiers qui sont faciles à lire par un système électronique. On retrouve ici les fichiers EDI, CSV, ou XML par exemple.

  • La forme de fichiers non structurés : ce sont des fichiers moins lisibles par des machines, mais plus agréables pour l'œil humain. Le fichier de prédilection pour cette forme non structurée est le fichier PDF.

Il existe un bon nombres de services permettant la dématérialisation d’anciennes factures, en utilisant par exemple un dispositif de scan, de reconnaissance de caractère (OCR), ou de lecture automatique de document (LAD).

Il est ainsi possible de dématérialiser ses anciennes factures papier, afin de les stocker digitalement. Il faut cependant noter qu’une facture papier qui a été dématérialisée ne compte pas comme une vraie facture électronique, car elle n’a pas été créée électroniquement.

La dématérialisation des factures est-elle obligatoire ?

La dématérialisation des factures est obligatoire dans certains cas. Ces obligations évoluent cependant, et nous nous dirigeons lentement mais sûrement vers une dématérialisation complète de toutes les factures, peu importe le contexte.

Dématérialisation des factures sur Chorus Pro

Chorus Pro est une plateforme lancée le 1er janvier 2012 par l’État pour permettre à ses fournisseurs de déposer leurs factures. Chorus Pro est la réponse à la loi de 2008 (la loi de modernisation de l’économie) sous laquelle l’État s’est vu contraint de commencer d’optimiser leur acceptation des factures dématérialisées.

Petit à petit, et ce depuis 2017, cette obligation de passer aux factures dématérialisées s'est étendue aux différentes entreprises travaillant avec l’État. Cette loi s’est d’abord appliquée aux plus grandes entreprises, pour ensuite toucher les plus petites.

C’est ainsi que depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises devant facturer le service public doivent obligatoirement le faire via le portail Chorus Pro.

La dématérialisation des factures sur Chorus Pro est assez facile, car une version PDF d’une facture est acceptée. Certaines informations présentes sur les factures PDF sont extraites, le reste devant être ajouté manuellement.

Dématérialisation des factures : obligation 2023

La dématérialisation des factures pour les entreprises facturant le service public (B2G) ayant été un succès en 2020 grâce à Chorus Pro, la prochaine initiative prise par le gouvernement français est d’étendre cette obligation de dématérialisation des factures pour tout le domaine B2B (les factures destinées aux professionnels donc).

C’est ainsi qu’à partir du 1er janvier 2023, toutes les entreprises du secteur privé devront accepter les factures dématérialisées, et les grandes entreprises auront l’obligation d’émettre leurs factures B2B en version dématérialisée.

Cette obligation de dématérialisation des factures de 2023 continuera de s’étendre, et en 2024 ce sera au tour des entreprises à taille moyenne d’émettre leurs factures électroniquement.

En 2025, les TPE et PME, le reste des entreprises donc, auront à leur tour l’obligation de passer à la dématérialisation des factures.

Qu’est ce qu’une facture dématérialisée exactement ?

Pour qu’une facture soit considérée comme dématérialisée, elle doit être authentique, intègre, et lisible. Voyons ce que cela donne plus en détails :

  • Une facture dématérialisée est authentique lorsque l’émetteur de la facture est facilement identifiable et reconnaissable

  • L’intégrité de cette facture dépend de la présence de toutes les mentions obligatoires, mentions qui ne peuvent pas être modifiées.

  • La lisibilité de la facture dématérialisée entend que celle-ci doit être aussi bien lisible par le destinataire que par l’administration fiscale.

Pourquoi le gouvernement pousse-t-il à la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures a pour but principal de lutter contre la fraude à la TVA. Il sera également plus facile de faire circuler les données de facturation, ainsi que de retracer leur parcours. La dématérialisation des factures diminue fortement l’erreur humaine, et donc la dégradation et la perte des documents.

Il s’agit aussi de faire passer la facturation des entreprises à l’ère moderne, avec le gouvernement avançant que digitaliser les factures est plus productif et donc plus économique pour les entreprises.

Les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises

En plus d’être une chose positive pour le gouvernement, dématérialiser les factures offre aux entreprises plusieurs avantages :

  • Un meilleur stockage et archivage des factures

  • Un travail comptable simplifié

  • Une diminution des erreurs humaines (fautes de ressaisie des données, dégradation/perte des documents papiers, etc.)

  • Des économies de papier et d’envoi postal

  • Un meilleur suivi des factures (les données sont transparentes, fiables, et sécurisées)

  • Une image professionnelle plus moderne perçue par les client.e.s

Il ne faut donc pas voir l’obligation de dématérialisation des factures comme une corvée et une obligation à remplir d’ici 2023, mais comme une opportunité d’optimiser votre facturation, et donc votre entreprise.

Comment dématérialiser ses factures ?

Si vous avez décidé de passer à la dématérialisation des factures de votre entreprise, plusieurs possibilités s’offrent à vous. En effet, un grand nombre de logiciels de facturation sont disponibles, chacun avec leurs avantages et inconvénients.

SumUp Factures est un logiciel de facturation gratuit créé par SumUp. Vous pouvez dématérialiser vos factures grâce à notre logiciel, en créant des factures PDF conformes à la loi anti-fraude à la TVA et possédant toutes les mentions obligatoires sur facture.

Envoyez ensuite vos factures directement depuis SumUp Factures, et suivez leur avancement depuis votre tableau de bord. Vous verrez en un clin d'œil quelles factures ont été payées ou lesquelles sont en retard, et ainsi prendre les mesures nécessaires. Vous pourrez aussi facilement gérer les erreurs et faire des avoirs sur facture en toute légalité afin de modifier vos factures légalement.

En plus de pouvoir créer et envoyer des factures dématérialisées via SumUp Factures, vous avez la possibilité d’être payé.e en ligne grâce au système de paiement sécurisé SumUp. Proposez ainsi à vos client.e.s de payer leurs factures en ligne en utilisant leur carte bancaire. Chaque facture payée sera automatiquement liée à son paiement, vous verrez donc où en sont vos comptes à n’importe quel moment.

En plus d’une facturation optimisée et de paiements centralisés, permettre à vos client.e.s de payer en ligne vous donne non seulement une image de marque moderne et fiable, mais diminue votre temps d’attente moyen entre l’envoi de vos factures et leurs paiements.

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