Facture impayée : que faire ?

Nous expliquons les étapes à suivre en cas de facture impayée : lettre de relance, calcul des intérêts, délai de réclamation, et autres informations utiles.

En tant que professionnel qui fait des factures pour ses client.e.s, il vous est probablement déjà arrivé de faire face à des factures impayées. Si ce n’est pas le cas, une facture impayée fait partie des risques du métier, il est donc prudent de savoir quoi faire en cette circonstance.

Que vous recherchiez des explications des lettres de relance pour facture impayée, un exemple de mise en demeure, de l’aide pour le calcul des intérêts sur une facture impayée, ou bien le délai pour réclamer une telle facture, cet article essaie de répondre à tous vos besoins.

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Qu’est-ce qu’une facture impayée ?

Une facture impayée est simplement une facture dont le délai de paiement est dépassé. C’est donc une facture en retard de paiement. Suivre nos conseils pour faire des factures est un bon début pour facturer efficacement.

Toute facture doit préciser le délai de paiement que le.a client.e possède, celui-ci est en général de 14 jours, cependant il peut être modifié aisément. Le délai de paiement est une mention obligatoire sur facture.

Une fois le délai de paiement dépassé, une facture devient une facture impayée et le.a client.e est exigible à recevoir des relances spécifiques à sa facture en retard de paiement. Ces relances sont aussi communément appelées rappels.

Que faire en cas de facture impayée ?

Une fois qu’une facture devient impayée, les actions à prendre peuvent commencer simplement et graduellement gagner en importance. On commence généralement par le recouvrement amiable, pour éventuellement faire intervenir les juges plus tard si besoin.

Le recouvrement amiable n’est pas obligatoire, mais il est fortement conseillé afin de garder une bonne relation avec la clientèle. Une lettre de demande de paiement de facture peut précéder les lettres de relance.

Première lettre de relance de facture impayée

Une facture impayée peut simplement venir d’un oubli client, la première relance doit donc préférablement rester agréable afin de garder une bonne communication. L’expérience client est la priorité de l’entreprise, la dégrader ne doit donc se faire qu’en dernier recours.

L’entreprise envoie donc une lettre de relance et tente de contacter par téléphone le.a client.e. Un ton amical et informatif est priorisé : l’entreprise informe simplement le client de la facture impayée, ainsi que les informations nécessaires au paiement.

Seconde lettre de relance de facture impayée

Dans le cas d’une première lettre de relance sans réponse, et sans paiement aux alentours, la seconde relance est à faire. Lors de l’envoi de celle-ci, vous pouvez joindre une copie de la première relance.

Libre à vous de choisir quand exactement envoyer cette seconde relance pour facture impayée. En général, celle-ci est envoyée une semaine après la première lettre de relance.

Lettre de relance pour facture impayée et mise en demeure

Sauf en cas de client.e de longue date, la seconde relance est souvent la dernière étape amiable du recouvrement de la créance. Si la facture reste impayée, vient alors la lettre de relance de la facture impayée pour mise en demeure.

Cette lettre de relance, la mise en demeure donc, est moins amiable, et constitue la dernière chance pour le.a client.e de procéder au paiement de la facture avant l’intervention des juges.

Une mise en demeure doit, sous peine d’être invalide, posséder les mentions obligatoires listées ci-dessous :

  • Date de rédaction de la mise en demeure

  • Les coordonnées de l’entreprise et du client

  • Résumé des faits (résumé de la facture, de ce qui est attendu du client, il est conseillé de joindre la facture originale ainsi que les lettres de relance éventuelles)

  • La mention “mise en demeure” clairement visible

  • Le délai de paiement (visible et raisonnable, un délai de 15 jours est commun)

  • La signature de l’entreprise

Si le paiement de la facture impayée ne suit pas cette mise en demeure dans le délai imparti, commence alors la phase de recouvrement judiciaire. Cette phase fait intervenir un juge afin d’aider l’entreprise à recevoir le paiement de la facture impayée.

Le calcul des intérêts sur une facture impayée

Une fois le délai de paiement initial dépassé, une facture devient impayée et en résulte donc des intérêts de retard. Les intérêts sur une facture impayée doivent cependant respecter un procédé lorsqu’ils sont calculés, et doivent avoir été mentionnés sur la facture originale.

Pour ce qui est du calcul des intérêts sur la facture impayée, celui-ci est assez simple :

Intérêts de retard = (montant dû TTC) x (taux d'intérêts) x (nombre de jours de retard / 365)

Le taux d’intérêt d’une facture impayée

Le taux d’intérêt utilisé pour le calcul des intérêts sur une facture impayée peut se définir de plusieurs façons, vous pouvez sélectionner celui que vous voulez :

  • Taux d’intérêt minimum : c’est le taux d’intérêt légal multiplié par trois, il reste assez faible et est donc peu dissuasif pour le.a client.e en retard de paiement

  • Taux d’intérêt de référence : il s’agit du taux d’intérêt appliqué par la Banque Centrale Européenne majoré de 10 points en pourcentage (donc minimum 10%, en fonction de l’année).

  • Taux d’intérêt conventionnel : le taux d’intérêt appliqué peut également être choisi librement, tant qu’il n’est pas inférieur au taux d’intérêt minimum, ni supérieur à une limite raisonnable (15% en général).

Il est bon de souligner que les intérêts sur une facture impayée peuvent posséder un frais fixe supplémentaire en fonction du statut de l’acheteur.

En effet, un acheteur professionnel devra également payer 40€ en plus des intérêts de retard. Tandis qu’un particulier n’aura qu'à payer les intérêts de retard. La mention de ce coût additionnel doit également être mentionnée sur la facture.

Le délai pour réclamer une facture impayée

Une question qui se pose souvent : pendant combien de temps peut-on réclamer une facture impayée ? Il s’agit ici du délai de prescription, c’est-à-dire la période de temps durant laquelle il est possible récupérer la créance de la facture impayée.

Le délai de prescription commence juste après que le délai de paiement de la facture soit passé, donc dès que la facture devient une facture impayée. C’est durant ce délai qu’il est possible de réclamer une facture impayée, une fois le délai de prescription passé, la créance n’est plus valide.

Il faut cependant noter qu’il s’agit d’une réclamation en justice qui n’est plus possible après le délai de prescription, la voie amiable est toujours possible. Ce délai est différent selon qu’il s’agisse d’un acheteur professionnel et un particulier.

Le délai pour réclamer la facture impayée d’un professionnel

Si un professionnel possède une facture impayée, le vendeur peut réclamer le paiement en justice durant une période de 5 ans à compter du dernier jour du délai de paiement initial.

Le délai pour réclamer la facture impayée d’un particulier

Dans le cas d’un particulier ayant une facture impayée à réclamer, le délai de prescription diminue alors jusqu’à 2 ans à compter du dernier jour du délai de paiement initial.

Exceptions des délais de prescription des factures impayées

Certaines exceptions changent le délai possible pour réclamer une facture impayée :

  • Le délai de prescription d’une facture relative aux charges de copropriété est de 10 ans.

  • Le délai pour une facture relative au téléphone ou à l’internet est de 1 an.

  • Pour une facture de loyer ou autre charge locative, le délai est de 5 ans

  • Dans le cas d’un particulier ayant un crédit destiné à financer une activité professionnelle, les factures possèdent un délai de 5 ans.

Comment éviter les factures impayées ?

Ce qui est encore mieux que de réussir à réclamer une facture impayée, c’est d’éviter tout simplement qu’une facture passe en statut impayé.

Pour cela, il est nécessaire de faciliter le paiement des factures auprès de vos client.e.s, ainsi que de garder une vue d’ensemble sur l’état de toutes les factures, payées ou impayées. Afin de pouvoir réagir rapidement.

L’utilisation d’un logiciel de facturation, notamment SumUp Factures, permet de gérer ces deux points parfaitement. L’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas obligatoire, mais fortement recommandée.

En effet, chaque facture créée avec SumUp Factures possède, d’une manière sécurisée, la possibilité d’être payée en ligne par carte bancaire. Vos client.e.s peuvent donc procéder au paiement de leur facture dès leur réception et éviter ainsi les factures impayées.

Que vous soyez sur smartphone ou ordinateur, SumUp Factures est disponible via navigateur ou via l’application SumUp sur iOS et Android. Ceci vous permet de voir en un clin d'œil toutes vos factures ainsi que leur statut de paiement. Vous pouvez ainsi choisir de relancer vos client.e.s à votre guise.

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