La numérotation des factures
Numéroter ses factures de manière à respecter les règles applicables est important pour ce qui est de la conformité à la loi, mais cela peut également faciliter la gestion de la facturation de votre entreprise et vous aider à vous y retrouver.
La facturation est un passage obligé pour beaucoup d’entreprises. Pour être prêt.e à faire des factures conformes, il est nécessaire de se familiariser avec le processus de facturation et de se renseigner sur les règles applicables telles que les cas dans lesquels une facture est obligatoire, la procédure pour modifier une facture légalement, ou encore comprendre le fonctionnement des numéros de factures. Nous détaillons les informations essentielles à connaître en matière de numérotation des factures ci-dessous.
Le numéro de facture, une mention obligatoire
Afin d’être conforme aux exigences légales, toutes les factures doivent comporter un certain nombre d’informations clés : les mentions obligatoires sur facture. Parmi ces informations, on retrouve les coordonnées du vendeur, celles de l’acheteur, les détails des prestations de service ou des marchandises facturées, mais aussi le numéro de facture. Le numéro de facture est donc obligatoire - toute facture finalisée sans numéro de facture n’est pas conforme à la loi et est passible d’amende.
Comment attribuer un numéro de facture
Pour pouvoir attribuer un numéro à vos factures, il faut tout d’abord choisir une série de numérotation des factures qui convienne à votre entreprise. Ensuite, vous pourrez attribuer un numéro à vos factures manuellement ou de manière automatique si vous utilisez un logiciel de facturation tel que SumUp Factures.
Définir une série de numérotation des factures
Avant de pouvoir attribuer un numéro de facture, il vous faut définir une série de numérotation pour les factures de votre entreprise. La série de numérotation façonne la manière dont vous numérotez toutes vos factures; il est important de la définir en fonction des besoins de facturation de votre entreprise.
Il existe plusieurs formats possibles pour la série de numérotation des factures. Nous vous recommandons d’utiliser une série de numérotation qui comporte un préfixe temporel : ce type de série de numérotation peut vous aider à respecter les règles relatives aux numéros des factures et vous permettra de vous y retrouver plus facilement.
Un exemple de série de numérotation des factures avec un préfixe temporel est le suivant : №2021-01-01, №2021-01-02, №2021-01-03, №2021-02-01, №2021-02-02; etc. Dans cet exemple, le préfixe temporel prend la forme année+mois (2021-01 - janvier 2021).
Outre ce format de numérotation des factures avec le préfixe année-mois, vous pouvez aussi opter pour une série de numérotation des factures avec un autre préfixe temporel composé de l’année seulement (facture №2021-001), ou de l’année, du mois et du jour (facture №2021-01-01-001).
Pour choisir le préfixe temporel le plus adapté pour votre série de numérotation des factures, référez-vous au nombre de factures que vous pensez émettre. Si vous n’émettez que quelques factures par an, un préfixe temporel comportant seulement l’année d’émission de la facture sera largement suffisant. Si vous émettez plusieurs factures par mois, vous pouvez opter pour un format de numérotation avec le préfixe année+mois. Le préfixe année+mois+jour peut convenir aux entreprises qui créent plusieurs factures de manière quotidienne, mais nous vous déconseillons fortement son utilisation si vous ne faites pas un grand nombre de factures.
Lors de la définition de votre série de numérotation des factures, vous pouvez aussi choisir d’inclure un autre type de préfixe dans vos numéros de facture, comme un préfixe lettré. Ceci peut être utile si votre entreprise exerce plusieurs activités et que vous avez besoin d’une série de numérotation par activité, ou encore, si vous êtes gérant.e de plusieurs entreprises.
Ainsi, une entreprise qui exercice une activité de formation et une activité de vente pourra tout à fait numéroter les factures liées à son activité de formation suivant une série du type №FORM-2021-001, №FORM-2021-002, №FORM-2021-003 et les factures relatives à son activité de vente №VE-2021-001, №VE-2021-002, №VE-2021-003.
Numéro de facture automatique ou manuel
L’attribution d’un numéro de facture se fait lors de la création de cette dernière, avant sa finalisation et son envoi à votre client.e.
Si vous faites des factures à l’aide d’un facturier ou que vous utilisez des modèles de factures sur Excel et Word, vous devez leur attribuer un numéro de facture manuellement. Par contre, si vous utilisez un logiciel de facturation, les numéros de facture sont automatiques : le logiciel détecte automatiquement le format de votre série de numérotation et s’assure de la continuité de vos numéros de factures. Cette méthode est donc moins susceptible de conduire à des erreurs de facturation que la numérotation manuelle des factures.
Où placer le numéro de facture sur une facture ?
Le numéro de la facture doit être indiqué de manière visible sur la facture. En général, il est placé en haut de la facture de manière à ce qu'il puisse être rapidement repéré.
Il faut savoir que si votre facture fait plusieurs pages, vous devez indiquer le numéro de facture sur chacune des pages de la facture, et non seulement sur la première page.
À quelles factures doit-on attribuer un numéro de facture ?
Toutes les factures ne sont pas concernées par le numéro de facture de la même manière. C’est la valeur comptable du type de facture qui détermine si cette dernière doit comporter un numéro de facture ou non. Comme expliqué plus haut dans cet article, s’il s’agit d’une facture classique que vous comptez finaliser, vous devez impérativement lui attribuer un numéro de facture. Un numéro de facture doit donc figurer sur toutes les factures finalisées d’une entreprise. Cependant, la procédure est différente pour les factures d’avoir et les factures proforma.
Numéro de facture et factures proforma
Il faut savoir que les numéros de facture ne concernent pas les factures proforma car ces dernières n’ont pas de valeur comptable. Pas besoin donc d’assigner un numéro de facture à une facture proforma tant que la mention “proforma” est clairement indiquée sur cette dernière. Cependant, il peut arriver que les factures proforma aient un numéro de facture proforma. Dans ce cas là, le numéro de la facture proforma appartient impérativement à une série de numérotation distincte de celle utilisée pour les factures finalisées.
En résumé, vos factures proforma peuvent soit simplement comporter la mention facture proforma, soit comporter la mention facture proforma ainsi qu’un numéro de facture proforma.
Numéro des factures d’avoir
Tout comme les factures classiques de votre entreprise, les factures d’avoir ont une valeur comptable. Par conséquent, vous devez attribuer un numéro de facture unique à vos avoirs, chronologique et dans la continuité de la série de numérotation des factures que vous utilisez.
Il existe deux options en matière de numérotation des factures d’avoir :
Soit vous numérotez vos avoirs comme vos factures classiques, donc en utilisant la même série de numérotation
Soit vous numérotez vos avoirs avec une série de numérotation indépendante réservée aux factures d’avoirs.
Les règles à respecter relatives aux numéros de facture
Lorsque vous émettez une facture et finalisez cette dernière, vous devez lui attribuer un numéro de facture. Pour que votre facture soit conforme aux exigences légales, le numéro de facture doit impérativement :
Être un numéro unique
Être dans la continuité de votre série de numérotation
Respecter la chronologie des factures
Le numéro de facture doit être unique, donc ne pas avoir été utilisé pour une autre facture. Ce principe est également valable pour les factures émises différentes années. Dans l’idéal, votre série de numérotation des factures comporte un marqueur temporel pour éviter tout doublon.
Par exemple, au lieu de numéroter votre première facture de l’année 2021 facture №001, vous la numérotez facture №2021-001. Ainsi, votre première facture de l’année 2022 sera numérotée №2022-001, et vous éviterez toute confusion entre les premières factures respectives de ces deux années.
Le principe de continuité des numéros de factures consiste à vous assurer qu’il n’y ait ni sauts ni oublis dans vos numéros de facture. C’est un principe assez simple à respecter : avant d'attribuer un numéro de facture, vérifiez le numéro de la dernière facture que vous avez émise, puis assurez-vous que le numéro de votre nouvelle facture soit bien le numéro suivant. En d’autres termes, les numéros de vos factures doivent se suivre.
Les numéros de factures doivent non seulement se succéder mais également refléter la chronologie de la facturation de votre entreprise. En pratique, cela signifie qu’une facture numérotée №2021-001 doit avoir été émise avant une facture numérotée №2021-002. Il est donc important de créer vos factures au fur et à mesure et de facturer rapidement après livraison des marchandises ou réalisation de la prestation de service, sous peine d’oublier une facture et de rompre la chronologie de la numérotation de ces dernières.
Gérer les factures de votre entreprise grâce à un logiciel de facturation peut vous aider à respecter les règles en matière de numéros de factures, puisque la plupart d’entre eux assignent automatiquement le bon numéro dans la suite de votre série de numérotation lorsque vous finalisez une facture. SumUp Factures est un logiciel de facturation qui reconnaît le format de votre série de numérotation.