Créer un modèle de facture propre à votre entreprise avec un logiciel de facturation

Dans cet article, les thèmes suivants seront abordés :

  • Quelles mentions faut-il inscrire sur une facture ?
  • Comment automatiser l’envoi de factures ?
  • Pourquoi utiliser un logiciel de facturation au lieu des modèles d’Excel et Word ?
  • Comment créer des factures pour vos ventes SumUp ?

Les règles en termes de facturation sont assez précises, et indérogeables, voilà pourquoi dès le début de votre vie d’entrepreneur, il vaut mieux créer un modèle de facture clair et conforme, à utiliser pour la suite de vos factures.

Modèle de facture professionnel et clair

Dans la vie d’un entrepreneur, il arrive toujours un moment où il faut faire une facture, et c’est bon signe ! Ça veut dire que vos produits/services ont du succès et que vous allez être payé(e) pour le travail effectué. Mais que faut-il inscrire sur la facture ?

Certaines mentions sont obligatoires sur les factures :

  • Le titre “Facture”
  • Le numéro de la facture, unique et chronologique
  • La date d’émission et la date de la prestation de service ou date de la vente (livraison du produit)
  • Coordonnées du vendeur et du client, incluant le numéro de TVA, SIRET, ou encore le numéro RCS
  • Les produits ou services, ainsi que leur prix, et la TVA (si applicable)
  • Le montant total HT et TTC

Avec ces informations, vous pouvez créer une facture professionnelle, correspondant aux normes, ce qui bien sûr reflétera une image professionnelle à vos clients.

Qu’en est-il du design ? Une facture claire au design moderne sera bien sûr plus appréciée par vos clients, qu’une facture au design vieillot. Pour personnaliser ses factures lorsqu’on n’a pas beaucoup de connaissances graphiques, le plus simple et le plus rapide est d’utiliser un logiciel qui propose des modèles pré-enregistrés.

Informations obligatoires à ajouter sur une facture

Modèles de factures récurrentes

Est-ce que vous envoyez la même facture au même client à intervalle régulier ? Si c’est le cas, l’envoi de cette facture peut être légèrement redondant. Mais comment faciliter et automatiser l’envoi de ces factures ?

Une fonctionnalité de factures récurrentes peut réduire et faciliter cette tâche. C’est-à-dire, une option de création et d’envoi automatique de factures récurrentes, qui est disponible sur certains logiciels de facturation, dont le logiciel Debitoor.

Comment ça fonctionne exactement ? Il vous suffit de créer une facture, avec le produit ou le service que vous vendez à ce client, de façon régulière. Cela peut être exemple, un service de maintenance informatique, une livraison de paniers de légumes, ou encore un service de ménage. Une fois la facture créée, vous pouvez la programmer pour qu’elle soit envoyée automatiquement à la fréquence que vous désirez : mensuelle, annuelle, trimestrielle, hebdomadaire,etc, et ce pendant autant de temps que souhaité : 3 mois, 6 mois, 2 ans, etc.

Modèles de factures Word et Excel

Qui n’a pas utilisé Word et Excel pour créer des factures gratuitement ? Word et Excel peuvent être utiles si l’on fait 1 ou 2 factures par an, mais dès lors qu’une entreprise augmente son volume de vente, Word et Excel deviennent problématiques. Alors certes, il n’y a pas de frais d’abonnement comme avec un logiciel de facturation, mais faire des erreurs avec Word et Excel est très facile. Et en termes de facturation, personne ne veut faire d’erreurs, au risque de se retrouver sans mots face au contrôleur fiscal…

Donc pour une entreprise qui ne souhaite pas faire d’erreurs avec sa facturation, un logiciel de facturation est bien plus pratique, et pour les raisons que voici :

Numérotation automatique des factures

Word et Excel ne numérotent pas automatiquement vos factures de façon chronologique et sans trous. C’est à vous de vous rappeler quel numéro vous avez utilisé en dernier. En revanche un logiciel le fait automatiquement !

Facture en langue étrangère

Votre client vous demande une facture en suédois? Vous acceptez, mais vous ne parlez pas suédois ? Allez-vous devoir embaucher un traducteur pour faire votre facture ? Ou bien chercher un modèle sur le net, quitte à ce qu’il ne soit pas correct à 100% ? Là encore, un logiciel de facturation vous propose de faire des factures en anglais, suédois , italien, ou même islandais, et la facture est automatiquement traduite !

Conversion de la devise

En plus d’une facture en suédois, votre client vous demande maintenant de faire la facture dans sa devise : en couronnes suédoises. Vous voilà en train de convertir votre vente en Euros en couronnes suédoises, mais quel site de conversion utiliser, et pouvez-vous vraiment lui faire confiance ? Un logiciel de facturation comme Debitoor se base sur un convertisseur en temps réel, et il prend donc en compte les dernière estimations. Il suffit de choisir la devise souhaitée dans votre modèle de facture, et la facture est convertie !

Design des modèles de factures

Vous voulez envoyer des factures modernes, originales et personnalisées ? Sur le papier c’est une très bonne idée, mais comment le faire ? Tout le monde n’est pas graphiste, et/ou n’a pas le temps de s’assoir pour créer un modèle sur son ordinateur. Encore une fois, un logiciel est très pratique, puisqu’il offre des options de personnalisations et de design, déjà enregistrés sur le logiciel. Choisissez votre couleur, police, ajoutez votre logo et sélectionnez la disposition que vous préférez. Et voilà, le tour est joué, et le modèle sera automatiquement enregistré pour vos prochaines factures.

Avantages d'un logiciel de facturation vs Excel et Word

Créer un modèle de facture pour vos ventes SumUp

Pour l’encaissement de vos ventes, vous êtes couverts ! Les différentes solution de paiement proposés par SumUp vous permettent de laisser vos clients vous régler facilement et rapidement. Mais pour les factures, quelle solution utiliser ?

SumUp est désormais relié au logiciel de facturation Debitoor, vous permettant d’importer automatiquement toutes vos transactions sur Debitoor, et de créer des factures correspondants à ces ventes. Les transactions seront ensuite automatiquement reliées à leurs factures, grâce à la fonctionnalité de rapprochement bancaire. Ce qui vous permet de garder le contrôle sur ce qui a été payé et ce qui est retard de paiement.

Créer des factures pour les ventes payées via SumUp

Vous pouvez créer un modèle personnalisé sur le logiciel, avec votre logo, les couleurs de votre choix, et le design le plus adapté. Ce modèle sera ensuite enregistré, et réutilisé pour tous vos prochains documents, à la fois factures et devis.


Résumé :

Définir un modèle de facture pour votre entreprise vous permet d’économiser du temps dans le futur. Assurez-vous qu’il soit bien complet et conforme, enregistrez-le sur un logiciel de facturation, et utilisez-vous pour toutes vos futures factures.

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