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Les logiciels de caisse enregistreuse obligatoires à compter du 1er janvier 2018

Un logiciel de comptabilité certifié ou un système sécurisé de caisse enregistreuse sera obligatoire dès 2018 pour tous les commerçants soumis à la TVA (les auto-entrepreneurs, qui ne sont pas soumis à la TVA, échappent à cette nouvelle obligation). Cette disposition de la loi de finances 2016 est destinée à supprimer les logiciels qui permettaient à des commerçants peu scrupuleux d’émettre a posteriori de faux tickets de caisse afin d’éluder la TVA sur une partie de leurs recettes en liquide.

Le commerçant devra donc être en mesure en 2018 de produire un certificat de conformité du logiciel de caisse qu’il utilise en cas de contrôle par les services de l’état : s’il est incapable de produire ce certificat, il sera redevable d’une amende de 7 500 euros et devra de plus se mettre en conformité dans un délai de soixante jours. Autant dire que les commerçants ont tout intérêt à vérifier la conformité ou non de leur système de caisse enregistreuse sans attendre l’année 2018, et à faire le nécessaire pour être en règle au regard de cette nouvelle obligation avant l’année prochaine ! caisse enregistreuse obligatoires Lorsque le système de caisse déjà en place est couvert par un contrat de maintenance, cette mise en conformité sera sans aucun doute incluse dans les corrections mises en place dans le cadre de ce contrat. En l’absence de contrat de maintenance, le commerçant doit en revanche s’interroger : a-t-il intérêt à payer pour simplement faire évoluer son logiciel, ou est-ce aussi l’occasion de moderniser sa solution de caisse ?

Les nouvelles lignes de caisse, loin de la lourdeur du XXème siècle

La caisse enregistreuse est la machine qui permet de finaliser la transaction entre un commerçant et son client : elle réalise l’addition des différents items et l’impression du ticket de caisse, se connecte avec un terminal de paiement électronique pour gérer les paiements par carte et, parfois aussi avec le logiciel de gestion de stock pour décrémenter le stock au fil des achats réalisés. Le vocable anglais de point of sale (ou encore l’acronyme correspondant de pos), que l’on emploie parfois également, désigne en principe dans sa version originale non seulement le terminal d’encaissement mais également l’ensemble du mobilier dans lequel il est inséré et les accessoires prévus (par exemple des balances lorsque la pesée des produits en libre service se fait lors du passage en caisse) - le distinguo entre les deux concepts est surtout pertinent dans l’univers de la grande distribution, et pour des petits commerçants, les deux se confondent en pratique.

La caisse enregistreuse, qui était initialement électromécanique (comme les vieux exemplaires que l’on voit parfois encore dans les écomusées), a largement bénéficié de l’informatisation. Les caisses sont vite devenues de véritables ordinateurs, et les machines dédiées ou bien les PC fonctionnant sous Windows ont ainsi, moyennant l’installation de logiciels spécialisés, largement rempli cette fonction : tout le monde a vu au moins une fois dans sa vie une de ces lignes de caisses désormais classiques, voire désormais un peu datées, dans un hypermarché.

La disponibilité de tablettes performantes, légères et peu chères permet en effet d’utiliser maintenant des caisses enregistreuses tablettes: la saisie des achats se fait tout naturellement par l’interface tactile de ces tablettes, qui deviennent ainsi de véritables caisses tactiles dédiées à leur nouvelle fonction simplement par l’installation d’un logiciel spécialisé ; suivant les solutions retenues, le commerçant peut alors se servir d’une caisse enregistreuse iPad fonctionnant sous iOS ou bien d’une caisse enregistreuse Android.

Un exemple de solution intégrée, la caisse enregistreuse tactile SumUp

La caisse enregistreuse iPad proposée par Sum Up (sous le nom de SumUp point of sale ou plus brièvement de SumUp pos) est une solution intégrée de caisse enregistreuse tactile destinée aux petits commerçants : elle fournit tous les services d’une solution complète de caisse, à un coût maîtrisé et avec un matériel simple d’emploi et déjà préconfiguré (solution “out of the box”).

L’Ipad Air 2 qui est le support de cette solution SumUp est préconfiguré avec l’application SumUp POS qui le transforme en véritable caisse enregistreuse tactile. Il est de plus fourni avec un élégant support en bois, qui permet non seulement de le poser de façon ergonomique mais surtout de le verrouiller afin d’éviter toute tentation de s’en emparer… caisse enregistreuse tactile La solution de paiement SumUp est intégrée à la solution SumUp POS, ce qui rend l’utilisation du lecteur de cartes SumUp pour les transactions par carte bancaire extrêmement fluide. Le tiroir-caisse, lui, sera automatiquement ouvert en cas de paiement en liquide. Une imprimante pour tickets de caisse est associée à l’ensemble, et ceux-ci sont automatiquement imprimés à chaque vente. Un routeur permet d’assurer la liaison sécurisée entre les différents éléments, même en cas de perte de liaison internet (en revanche il ne sera alors pas possible d’accepter des paiements en carte bancaire, ceux-ci nécessitant d’être reliés au centre d’autorisation (par exemple Visa) relatif à la carte présentée par le client).

En option, un lecteur de code-barres peut être utilisé, afin d’éviter les saisies sur la caisse tactile des articles recensés dans la nomenclature de l’inventaire du magasin. Ce choix augmente bien évidemment la célérité de l’encaissement, mais il nécessite en revanche un étiquetage et un catalogage exhaustif ou quasi-exhaustif des produits vendus.

L’application associée à la solution enregistre automatiquement toutes les données comptables, qui peuvent ensuite être stockées dans le cloud et exportées vers des logiciels tiers. La légèreté de la solution permet de plus au commerçant d’emmener l’ensemble des éléments avec lui lors de déplacements ponctuels (par exemple pour tenir un stand dans le cas d’une foire ou d’une kermesse) et de les utiliser comme s’il était dans un local fixe du moment qu’il dispose d’une connexion internet - ce qui est un réel facteur de différenciation par rapport à des solutions classiques souvent moins transportables, bien que nettement plus onéreuses !

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